CR Réunion du CD du 17/09/25

COMPTE RENDU REUNION DU COMITE DIRECTEUR DU 17 SEPTEMBRE 2025

Présents, excusés, absents : Voir feuille de présence en pièce jointe. Participation de 19 personnes dont 2 animatrices. Le Président présente deux personnes invitées : Annick Boursot référente aquagym, candidate au Comité directeur et Isabelle Caudron, animatrice de la nouvelle activité Relaxation-méditation. Il rappelle la constitution du Comité directeur et le fonctionnement de l'Association.

Approbation CR réunion du Comité du 21 mai : Aucune observation n’étant soulevée, le CR est approuvé. Il sera consigné dans le registre.

Activités du Bureau :

Administratif :. 23/05 Réunion OMS préparatoire au Forum du sport et de la culture. 12/06 Envoi message aux 54 bénévoles pour la distribution de la plaquette de rentrée. 03/07 Finalisation du flyer et commande validée à l'imprimeur (livraison le 09/07). 05/07 Site internet mis à jour et fonctionnel pour la nouvelle saison. 26/07 Envoi News estivales en newsletter (795 abonnés) et à tous les licenciés 2024-2025. 02/08 Envoi de la plaquette de rentrée avec invitation à notre AG aux 25 maires de l'ancien Canton de Nuits + Maires de Bagnot, Détain-Bruant, Messanges, Chevannes, à Mr. le Président des Sports de la Com.com. et Mr. H. Poullot Conseiller départemental. 13/08 Déballage, montage du matériel Cross-training. 25/08 Envoi message de rentrée aux Membres du Comité. "Jour J -15" et aux référents de cours. 30/08 Envoi newsletter "Rentrée J-10" aux 803 abonnés ainsi que sur toutes les adresses mails valides des adhérents de la saison 2024-2025. 02/09 Participation au webinaire de lancement de l’application FFEPGV. Depuis début juillet enregistrement et gestion des adhésions

Sur le terrain : Distribution des flyers préparés courant juillet par les membres du bureau.

Situation financière :

Le travail du Président et de la Trésorière a encore été très dense la saison passée. Danièle Weber finalise actuellement le bilan de la saison. Arrêté au 31/08 il doit être contrôlé et validé par notre vérificateur aux comptes. La saison 2024-2025, avec 787 licenciés (+7,4%) se révèle, en tous points, exceptionnelle. Sur le plan comptable, elle sera largement bénéficiaire. Il s'agit du meilleur bilan depuis la création du Club. 4122€ de primes ont été versées à nos 7 salariés soit environ 1/3 du bénéfice, 1/3 sera consacré à l'achat de matériel et 1/3 financera les nouveaux cours.

Mauvaise surprise de la rentrée : la licence est passée de 29 à 31 € et nous avons été prévenus trop tard pour modifier la plaquette. La différence sera à la charge du Club pour un montant approximatif de 1600€.

Saison 2025-2026 manifestations passées :

- Le 06/09 Forum Sports et Culture parvis Salle Santona. Moins de monde qu’à l’habitude : 12 inscriptions remises, des préinscriptions enregistrées et des renseignements donnés. Présence appréciée de 3 animatrices Pascale Dalle, Marie Schaeffler , Emilie Wanhelle et de Jean-Yves Moreau pour le volley. Merci à Roland Morant pour l'installation et le rangement. Il est noté la très faible participation des membres du Comité directeur.

Rentrée 2025 : 56ème rentrée de la GV Nuits !

Flyers : Un grand merci est adressé aux bénévoles qui ont assuré la distribution. A noter un retour des informations qui s’améliore. Il permet ainsi de réactualiser les chiffres car dans certains secteurs, il manquait des flyers (ex : quartier piscine avec le nouveau lotissement du stade Vanaret). Dès la distribution effectuée, Michel Royer a enregistré de nombreux contacts, téléphoniques ou électroniques. A ce jour : plus de 200 contacts dont 100 personnes nouvelles ! 78 contacts par la rubrique "contact" du site - 44 sur la nouvelle boîte mail GV - 31 sur le nouveau n° de tél. GV.

Bulletin d'inscription : le nouveau bulletin réalisé par Frédéric Weber a parfaitement joué son rôle. Le système de cases à cocher a montré son efficacité : quasiment plus d’erreurs ou d’oublis, c’est beaucoup de temps gagné pour les inscriptions.

Le paiement en ligne par Pay-Asso, nouveauté de cette rentrée, est un succès. Il a été notamment privilégié par les nouveaux adhérents avec 32% de paiement (132 adhésions à ce jour). Le règlement s’effectuant en 3 fois sans frais sur 3 mois consécutifs, pensez à bien vérifier la date de validité de votre carte bancaire avant de choisir ce moyen de paiement afin d’éviter tout rejet aux 3 échéances. Quelques membres du Comité font remarquer avoir eu des difficultés à utiliser Pay-Asso pour une démarche intégrale sur téléphone. Ce système est en effet plus simple d'utilisation avec un ordinateur.

Frédéric Weber fait remarquer le manque parfois de rigueur dans l'enregistrement des fichiers, ce qui occasionne un surcroît de travail important. Il faut impérativement enregistrer son (ses) fichier(s) sous le format : adhésion_nom_prénom et questionnaire_nom_prénom sans rien ajouter d’autre.

Certificat médical : Depuis le 01/09/2022, le certificat médical n'est plus obligatoirement imposé mais à chaque saison tous les licenciés doivent renseigner le questionnaire de santé et attester que chacune des rubriques donne lieu à une réponse négative (document téléchargeable sur le site).

 Inscriptions : les inscriptions ont été ouvertes dès le 05 juillet. 500 étaient enregistrées au 14/09 dont 113 personnes nouvelles.

Activités : Le Président a participé à 24 reprises de cours.

-Pas de problèmes signalés sinon, comme annoncé, des activités complètes bien avant la rentrée : zumba, body fitness, cardio-dance et beaucoup de cours complets depuis. Pour la 1ère fois, nous sommes contraints de refuser du monde. Il est dorénavant nécessaire de se renseigner avant de se déplacer.

- Cours de Villers-la-Faye : la salle de Villers étant en rénovation, le cours a été déplacé à Magny-les-Villers au moins jusqu'aux vacances de la Toussaint. Merci à Valérie Dureuil maire de Magny-les-Villers qui nous accueille et à Marie-Claude Duchêne qui assure le transport et le stockage du matériel.

- Absence de Christina Brandt : suite à des problèmes de santé importants, elle sera absente jusqu'à la mi-octobre. Les cours sont assurés par Paola, qui certes représente un surcoût, mais que nous remercions.

- Nouveautés de la rentrée :

Le cours de Body-Fitness a fait le plein dès le 11/08. La création d'un 3ème cours de gymnastique le mardi a permis d'alléger les effectifs de chaque cours. Le premier cours de Relaxation-méditation du mercredi a rassemblé 26 personnes, celui du samedi 13, ce qui est positif pour cette nouvelle proposition.

Annick Boursot, référente aquagym, fait remarquer que certains inscrits à plusieurs activités ne participent pas aux cours de tout l'hiver mais reviennent au printemps. Or entretemps nous refusons d'autres nouveaux inscrits qui auraient pu venir.

Cela rejoint la question des adhérents qui font 6 activités ou plus. Concrètement, ils bénéficient d'un certain nombre d'activités gratuites et prennent ainsi la place de nouveaux adhérents potentiels.  Il faudra envisager de limiter le nombre d'activités autorisées par personne ou/et revoir la tarification pour les multi-activités.

Feuilles de présence aux cours : il est rappelé que tous les pratiquants d'un cours, même en période d'essai, doivent obligatoirement figurer sur la feuille de présence mise à leur disposition. C'est aussi une question d'assurance.

Rappel aux pratiquants : Bulletin et règlement doivent être déposés au plus tard au 3ème cours.

Formation : Les salariés peuvent bénéficier de formations pour lesquelles le Club cotise. Les demandes de formation doivent être adressées 2 mois avant à Danièle Weber, chargée de l’enregistrement et du suivi des dossiers de formation.

Animations :

 2 séances « les week-end Happy » avec Paola Meuriot sont prévues :

Samedi 08/11 de 9h45 à 11h45 Cardio dance et Yoga mouvement Gymnase Pouilly

Samedi 28/02 de 9h45 à 11h45 Cardio dance et Body Fitness Gymnase Pouilly

            Si la Com.com donne son accord, les cours de Relaxation seront décalés ces 2 jours à 14h00. Inscrivez ces dates sur vos agendas. Inscription indispensable.

Préparation de l’AG : L'AG est prévue le 07 novembre. Le dispositif mis en place les années précédentes est reconduit.  Conformément aux statuts votés à l'AG 2011, 1/4 des 28 membres élus au Comité sont renouvelables et rééligibles pour 4 années. Sur les 7 membres sortants 6 membres se représentent pour un nouveau mandat. 3 adhérentes ont déposé leurs candidatures pour combler les départs.

Il est rappelé que chaque membre présent à l'AG peut présenter 3 procurations. Les animateurs·trices et les Membres du Comité sont invités à encourager le plus grand nombre à signer et à recueillir des pouvoirs. Rappel : seuls les adhérents saison 2024-2025 peuvent signer un pouvoir et ont le droit de vote, nos statuts exigeant une ancienneté de 6 mois d'adhésion. Rappel : les animateurs n’ont pas le droit de vote. 

Pour un enregistrement efficace, sont envisagées dans la salle dès 19h45 : B. Amiot à l'accueil du public. MJ. Viardot, M. Boudier, H. Blin, O. Thomas, O. Marchal, M. Degoutte, C. Cherreau, C. Daventure aux tables adhérentes. La convocation des adhérents est fixée à 20h15.

Infos, questions diverses :

- Un contrat salarié a été établi pour Dorian Salera, nouvel animateur aquagym et 1 contrat de collaboration pour notre nouvelle animatrice Relaxation-méditation Isabelle Caudron.

- les 20 et 21/09 : Week-end de rentrée d’EPGV BFC à Bellecin au lac de Vouglans.

- La FAPA Seniors21 propose une représentation théâtrale sur la thématique de l’Estime de soi le vendredi 26/09 à 14h30 à l’Espace Chambertin à Gevrey-Chambertin. Entrée gratuite, réservation recommandée : tél : 03.80.30.07.81 ou mail : contact@fapaseniors21.fr. Elle propose également un atelier gratuit sur 10 séances « Les Ateliers Bons Jours » à NSG. Une réunion de présentation de l’atelier aura lieu Salle Jean Macé le mardi 30 septembre à 09h30. Inscription obligatoire : tél : 03.80.30.07.81 ou mail sur site : www.ateliersbonsjours.fr

- Journée départementale de la Randonnée pédestre organisée par le Comité départemental de la randonnée de Côte-d’Or au départ de Gevrey-Chambertin le dimanche 28/09 : 4 parcours libres de 8, 13,5, 17 et 19,5 km. Inscription sur place à partir de 9h00. La mairie de Gevrey recherche encore des bénévoles pour cette importante manifestation.

- L’aile & La Cuisse organise une randonnée nocturne suivie d’un repas le vendredi 03/10. Départ à 19h00 de Comblanchien. Renseignements, inscriptions avant le 27/09. Tél : 03.80.61.10.33 ou mail : ailet.lacuisse@gmail.com. Participation : 20€

- Achat matériel : Les animateurs·trices feront remonter leurs besoins pour cette nouvelle saison.

- Listing des animateurs et des référents de cours :

Il est rappelé les missions du référent de cours et demandé aux membres du Comité de s'engager pleinement dans les activités qu'ils pratiquent. Le listing 2025-2026 sera présenté à la prochaine réunion.

Avis aux licenciés : Il apparaît inacceptable qu'aucune personne ne se propose pour prendre en charge cette "fonction" dans plusieurs cours. Elle consiste, en début de saison, à collecter et vérifier les inscriptions remises puis d'être "le porte-parole" entre le Comité, l'animateur ou l'animatrice et les pratiquants de son cours et vice et versa. Dans ce but, la personne peut participer, suivant ses disponibilités, aux réunions du Comité (5 dans l'année) ou pour le moins, faire suivre les informations transmises. Cela ne représente que quelques heures de bénévolat sur l'année. Il est rappelé qu'en l'absence d'un(e) volontaire à ce poste de référent de cours, c'est l'animateur·trice qui est contraint(e) d'assumer cette fonction. Le temps consacré à cela sera pris sur le temps de cours.

Frédéric Weber rappelle qu’avec 800 licenciés et 9 salariés, l'Association est devenue une véritable entreprise. Il fait prendre la mesure à l'Assemblée du travail colossal qui est à réaliser pour gérer et administrer le Club, travail qui ne repose que sur quelques personnes. Il demande à chaque membre du Comité, à chaque adhérent, de s'impliquer dans le fonctionnement du Club afin qu’il puisse perdurer. Il insiste sur la nécessité d'être rigoureux dans la gestion des activités. Le rôle du référent de cours est primordial et doit être pris au sérieux.

Le nouveau Comité directeur se réunira le mercredi 19 novembre à 20H30 Salle Jean Macé, Mairie de Nuits-St-Georges avec à l'ordre du jour l'élection d'un nouveau Bureau pour la saison 2025-2026.

Début de séance : 20h30 - Fin de séance 22h40 

Dressé à Nuits-St-Georges, le 20 septembre 2025

Michel Royer    Président                                                               Odile Marchal     Secrétaire de séance