Procès-verbal AG 2018

PROCES-VERBAL ASSEMBLEE GENERALE DU 12 OCTOBRE 2018

 

Mot d'accueil du Président

Présentation des personnalités : M. Hubert Poullot, Conseiller départemental - M. André Daller, Vice-Président de la Com. Com. en charge du Sport - Mme. Florence Védrenne, Adjointe Ville de NSG, en charge du sport - M. Guy Rage Président départemental GV 

des Membres du Bureau

Excusés :  M. Alain Cartron Maire de Nuits-St-Georges - M. Christophe Lucand Président Communauté de communes Gevrey-Chambertin & Nuits-St-Georges

 

1/ Rapport moral

Pour sa 6ème AG, le Président énonçait les principales satisfactions de la saison passée :

- malgré la fermeture de la piscine et de ses 2 activés, le club progresse encore et atteint son record historique. Avec 626 licenciés, la GV Nuits est le plus grand club de la région Bourgogne Franche-Comté et fait partie intégrante du club restreint des 92 plus grands clubs de France (+ de 500 licenciés)

- avoir pu mener jusqu'à son terme la mise en place d'une comptabilité analytique qui permet de connaître précisément le prix de revient réel de chaque activité et en chaque lieu

- un budget une nouvelle fois en excédent

- l'obtention du Label Qualité Club Sport Santé

Mais la saison a aussi apporté son lot de soucis, la gestion de nos 6 salariées représentant un travail quasi quotidien. Nous avons ainsi dû gérer au mieux : un arrêt pour hospitalisation, plusieurs déclarations d'accident, des dossiers de formation et pour cette rentrée 2018, le recrutement de 4 nouveaux animateurs.

Le Président évoquait ensuite ses sujets d'inquiétude :

- les salles et installations : la salle Pouilly et ses espaces de rangement qui s'avèrent aujourd'hui trop petits. Plusieurs problèmes de salle dans les communes extérieures.

- le désintérêt associatif : La GV est une association sans secrétaire, cabinet comptable ou directeur payés par les adhérents. Si les tarifs d'activités sont bas, c'est que tout le travail fourni est le résultat d'un bénévolat à 100%. Les appels lancés en cours d'année n'ont pas tous été entendus. Le Président déplore ainsi l'impossibilité de trouver une personne référente dans chaque cours, tâche qui ne représente pourtant que quelques heures de bénévolat sur une saison.

Depuis 6 ans, tous les outils de communication possibles ont été mis en place. Pour autant, la communication entre les adhérents et le Bureau, entre les membres du Comité, voire entre les animatrices, reste limitée. Si notre structure apparaît aux yeux de tous comme inébranlable, le Président la juge des plus fragiles car ne reposant que sur seulement une poignée de bonnes volontés.

Il adressait enfin des remerciements à tous les acteurs qui assurent le succès de la GV              

 

2/ Rapport d'activités 

Le Président présente en détails l'ensemble de la saison 2017/2018 :

  • 626 licenciés (soit +10.8%) record historique ! pour 10 activités pratiquées sur 34 créneaux horaires du lundi au samedi
  • 6 communes impliquées dans le prêt de salles, 5 animatrices salariées +1 indépendante, 28 bénévoles au Comité Directeur dont un Bureau constitué de 5 personnes
  • un budget de près de 90 000 €
  • Club GV le plus important de Bourgogne Franche-Comté. Il fait partie du cercle restreint des 92 clubs les plus importants de France (clubs de + de 500 licenciés)
  • Obtention du label Qualité Club Sport Santé
  • Les pratiquants
  • Club multi générationnel puisque les plus jeunes sont âgées de 15 ans et notre doyenne de      92 ans!  La moyenne d'âge de l'ensemble de nos adhérents est stable à 57 ans. Toujours peu d'hommes : 63 soit 10 % des inscrits.
  • 197 personnes nouvelles soit un taux de renouvellement de près de 38%, taux supérieur aux saisons précédentes du fait de la fermeture de la piscine et des personnes accueillies aux nouvelles activités.
  • Couples : 85 adhésions couples, comme la saison passée
  • Répartition des 621 pratiquants d'activités. Toutes les tranches d'âges ont progressé
  • 90% ont fourni leur adresse mail pour 88% la saison passée.
  • Répartition  par activités
  • Carte 1 activité : 394 adhérents (63.45%) - carte 2 activités : 146 (23.51%) - carte 3 activités :     56 (9.02%) et la carte 4 activités et + (mise en place à la rentrée 2015) : 25 (4.02%).
  • Grâce au nouveau bulletin d'inscription, nous pouvons annoncer précisément le nombre d'inscrits aux activités : 973 pour 882 la saison passée soit +10.32%.
  • Les plus pratiquées restent la gym (237) suivie du yoga (210) et de la gym Pilates (185).
  • Répartition géographique

Notre association est assurément intercommunale avec des adhérents issus de 62 communes différentes. 24 des 25 communes de l'ancienne Communauté de communes du Pays de Nuits-St-Georges sont représentées. 198 pratiquants habitent Nuits-St-Georges (31.9%), 390 sur le reste de la Com. com. (62.8%), 33 hors Com. com. (5.3%).

Communes les plus représentées : Corgoloin,  Gilly, St Bernard,  Flagey.

  • Administration

- Plus de 50 attestations de paiement ont été demandées et traitées. N'hésitez donc pas à vous renseigner sur une prise en charge éventuelle partielle de votre abonnement par votre employeur ou votre mutuelle.

- 9 réunions organisées dans la saison : 6 du Comité directeur, 1 en commission pour la préparation de la marche nocturne et 2 du Bureau.  C'est à la réunion du 23 mai que les tarifs 2018-2019 ont été approuvés. 1 seule évolution dans les tarifs : Yoga et Gym Pilates passent de 125 à 135€ pour s'harmoniser avec les tarifs des 2 activités piscine qui était à 140€ avant sa fermeture. Tous les autres tarifs ont été reconduits malgré l'augmentation de 0,50€ de la licence départementale.

 

  • Actions menées au cours de la saison 2017-2018

 

Pas moins de 13 actions ou manifestations ont été organisées et menées sur nos 10 mois d'activités ou la saison :

- Journée du Sport de l'OMS : GV présente Salle Santona avec des membres du Bureau, du Comité et 2 animatrices.

- Les stages : 5  stages en yoga ont été organisés et 4 réalisés. Le stage en extérieur en juin n’a pu, pour candidature insuffisante, être réalisé.

- Commande groupée tapis de gym :  Une 3ème expérience d'une commande groupée chez notre fournisseur GEVEDIT s'est bien déroulée. 28 tapis commandés. Bonne opération pour les licenciées mais aussi pour le club qui, à cette occasion, a bénéficié d'un bon d'achat en matériel de 79€

- La semaine "portes ouvertes" : Du 29/01 au 02/02, la GV a proposé une semaine gratuite pour tous afin de faire découvrir l'association. Accès à la plupart des activités et une offre d'adhésion à -50% sur les tarifs activités annuels. Nous avons enregistré 21 nouvelles adhésions et 12 extensions d'adhésion ou tarifs adaptés.

- Semi-marathon de la vente des vins : Bonne participation de nos marcheurs à l'animation marche nordique du samedi matin sur un nouveau parcours beaucoup plus intéressant mais aussi plus difficile.

- La  marche semi nocturne : Le 27/04. Une météo idéale pour cette 6ème édition qui a pratiquement fait le plein. Le parcours raccourci a été particulièrement apprécié. Pleine réussite pour cette manifestation grâce aussi à la qualité du repas servi dans la salle de Villers (97 personnes).?

- Le Tournoi de Volley Le 06/05. Un tournoi amical bien organisé et réussi qui a réuni 13 équipes dont 2 équipes nuitonnes. Le challenge "Bernard Perrodin" créé l'année dernière a été remis en jeu et attribué à l'équipe victorieuse du tournoi par les petits-enfants de Nicole Perrodin, présente.

- Le parcours du cœur : Le 13/05. C'est notre RV caritatif annuel qui a mobilisé  944 villes et 181 000 participants. Une publicité importante avait été menée. Après une belle édition 2017, la météo très incertaine a découragé les volontaires : 43 participants seulement pour cette 43ème édition. L'hospitalité du Club de Tir et le pot de l'amitié offert par la Mairie ont été appréciés. Pour la 4ème année, durant la semaine, la collecte a été étendue à tous les adhérents. Elle a permis une recette de 322 € en baisse par rapport à l'année précédente qui a été intégralement reversée à la Fédération Française de Cardiologie

- Journée régionale GV de la randonnée à Arcenant : Le 14/6. Le club de Nuits a pris une bonne part de l'organisation et de l'encadrement de la manifestation qui a regroupé 150 participants.

- Projet Office du Tourisme : Balisage des sentiers de randonnées sur la Com. com. de Gevrey-NSG. Rappelons qu'en 2016, 16 bénévoles dont 15 marcheurs GV ont été formés au balisage des sentiers par le Comité Départemental de la Randonnée Pédestre (CDRP 21). 6 itinéraires soit plus de 50 km de sentiers ont alors été nettoyés et balisés. Du fait de la fusion des Com. com. la poursuite de ce grand projet a été mise en  attente. Fin juin, 2 nouveaux sentiers ont été balisés : Autour du Clos de Vougeot 8,5km et Au coeur des Grands Crus 4,8km. Fin juillet, la Com. com. a passé commande d'entretenir 5 des 6 sentiers balisés en 2016 ce qui a été fait le mois dernier.

-  Et dans le cadre du cinquantenaire de la création du club : 1 semaine complète d'activités offerte du 25 au 30 juin.

- La communication 

Des efforts importants ont été déployés tout au long de l'année pour promouvoir nos actions.           La journée sportive d'information organisée par l’OMS a été l'occasion de présenter nos différentes activités.

Toutes nos informations ont été bien diffusées par l’intermédiaire :

  • de notre plaquette 2017/2018 envoyée dès le 25 juillet à tous les Maires de la Communauté de communes afin que l’information puisse être éventuellement relayée dans les bulletins municipaux
  • du  panneau d'affichage électronique de la Mairie
  • d’annonces et de comptes-rendus avec photos dans le Bien Public
  • de notre site avec pour la 6ème année,  tous les CR de nos réunions qui ont été publiés dans leur intégralité
  • de notre plaquette distribuée fin août 2017 par les adhérents dans toutes les communes de la Communauté de communes

- Site internet : C’est un formidable et indispensable outil de communication. Le 16.08 dernier marquait le 4ème anniversaire du site. Un succès confirmé avec plus de 2 900 visiteurs et plus de 8 300 pages vues sur le mois de septembre 2018. 16 newsletters envoyées dans la saison. 464 abonnés en fin de saison pour 378 la saison passée.

- Formation : La formation continue permet aux animateurs d'enrichir leurs connaissances et de se perfectionner. Comme le préconise la Fédération, le Président et le Comité en font un des axes prioritaires de leur action. C'est le professionnalisme de nos animateurs qui fait la réputation et le succès de notre GV.   Ceux-ci confirment d'ailleurs la nécessité d'une formation continue afin d'être en capacité d'apporter toujours un plus et des nouveautés dans leurs cours. Participation de nos animatrices à plusieurs formations continues organisées par notre Comité Départemental. Formation des dirigeants et bénévoles : 1 adhérente a suivi la formation « Remplacement occasionnel bénévole de l’animateur ».

- Relations avec le CODEP (Comité départemental) : La collaboration avec notre organisme départemental de tutelle a été poursuivie. Transmission des documents de notre dernière AG, prêt de bâtons pour notre 5ème saison de marche nordique, participation du Président à l'AG départementale à St Apollinaire le 21/10/17. Préparation de la Journée régionale de la randonnée.

            En conclusion du rapport, Le Président dit qu'il est facile d'affirmer que l'Association est ouverte, bien ancrée dans la vie actuelle et qu'elle prouve son dynamisme. Chaque adhérent peut y trouver matière à se détendre, assurer et conforter sa santé et son bien-être. Il remercie à nouveau tous les acteurs qui ont permis ce bilan et notamment les 4 autres personnes composant le Bureau. Il rappelle que les dirigeants doivent aujourd'hui répondre aux mêmes obligations et exigences qu’une entreprise et qu'ils donnent beaucoup, beaucoup de leur temps.

3/ Rapport financier

Mme Manière, trésorière, présente les états de synthèse au 31/08/2018. Bilan actif, bilan passif et compte de résultats sont remis aux adhérents. Ils sont détaillés et commentés dans son rapport (documents disponibles auprès du secrétariat).

Résultat de l'exercice : budget annuel : 89 859,70 €  Excédent : + 4516,12 € soit 5,02 % du CA.      (année N-1 : + 4242,59 € soit 5,29 % du CA).

Le rapport du vérificateur aux comptes établi par M. Duplus, est lu à l’assemblée.

L'Assemblée est alors invitée à intervenir pour toutes questions, commentaires ou réflexions sur ces  rapports. Aucune remarque n'étant soulevée et après approbation de celle-ci, il est procédé à un vote  à main levée.

Ont été enregistrés et validés pendant la réunion : 61 adhérents présents et inscrits sur la saison 2017-2018 et 128 pouvoirs validés et distribués soit 189 votants. (Pour rappel : 54 votants en 2012 : 40 présents et 14 pouvoirs).                                                           Les 3 rapports sont adoptés à l'unanimité.

 

4/ Election au Comité Directeur et du Vérificateur aux Comptes

Rappel : En application des statuts adoptés à l'AG extraordinaire du 23/09/2011 (Art.13), le Comité composé de 28 membres a été totalement renouvelé en 2012. Les membres sont renouvelables et rééligibles par quart tous les ans. Compte tenu d'un poste vacant, se sont 8 postes qui sont à pourvoir. 8 personnes se présentent au suffrage dont 2 membres sortants. Les modalités du vote sont rappelées à l'Assemblée. Vote à bulletin secret. Une liste de 8 candidats, complétée à part, du nom du Vérificateur aux Comptes (poste à renouveler chaque année) a été remise. Aucun nom ne peut être ajouté mais un ou plusieurs candidats peut (peuvent) être rayé(s).

Les candidats présents sont invités à se lever et à se présenter. Sont élus Membres du Comité pour un mandat de 4 années par 189 voix sur 189 bulletins comptabilisés:

BEAUJEAN Jocelyne - BOUDIER  Martine - DEGOUTTE  Marianne - FERNANDEZ  Françoise    GARDEN  Cendrine   - MOLARD  Agnès   - MORANT  Roland

- ROUSSEAU  Corinne  pour un mandat de 3 années

2/ Election du Vérificateur aux comptes

DUPLUS  Jacky  élu par 189 voix sur 189 bulletins.

 

5/ Saison 2018-2019 – Projets  

Si la saison a commencé officiellement le 10 septembre, il a fallu la préparer bien en amont.

1/ Du côté administratif :

L'information

-La plaquette envoyée dans les mairies le 12/08 et distribuée par plus de 40 bénévoles dans 30 communes.

-Message envoyé le 31/08 sur toutes les adresses mails des adhérents de la saison passée

- Le site : nous l'avons souhaité sans publicité, simple, pratique, complet et surtout très lisible. Il a été mis à jour dès le 06 août.  Il est actualisé régulièrement. 498 abonnés à la newsletter. Les adhérents sont encouragés à y souscrire dans la mesure où nous obtenons une confirmation de leur adresse mais surtout nous pouvons faire rapidement passer une information importante ou urgente par leur boîte mail.

- Le programme de formation des salariés

Conformément à notre engagement, la formation continue des animatrices sera poursuivie.Chantal, après 5 années de formation spécialisée en Yoga et 1 en spécialisation Gym Pilates reprendra en Yoga-méditation. Le club financera cette formation. Pascale commencera une formation lourde en Yoga. Formations programmées également pour Christina, Charlène et Michèle ainsi que pour nos nouveaux animateurs, animatrices :  France et Stéphane.

2/ Du côté des activités :

La rentrée s’est bien déroulée. Beaucoup trop de monde au Yoga et à l'Aquagym sur certains créneaux horaires. Nous espérons que les cours s'équilibreront et nous serons malheureusement dans l'obligation d'arrêter rapidement les inscriptions. 1ère GV du département à proposer une activité en Gym'Equilibre/Mémoire sur l'année, cette activité a repris sur 2 cours. Le 1er cours de MN n'ayant pas trouvé un public suffisant a été regroupé avec le 2ème cours. A noter également le très bon accueil de notre nouveau cours d'Aéro Latino avec notre nouvelle animatrice France.

- Les stages et manifestations :

Les stages et manifestations qui font aussi le dynamisme de notre association seront reconduits dans la mesure des possibilités :

- un 1er stage a d'ailleurs déjà été organisé le 06/10 en "Gym Body Zen". Le programme de stages en activité Yoga est en cours d'élaboration.

- renouvellement de notre semaine "Portes ouvertes" fin janvier, début février

- une 7ème marche semi nocturne en mars ou avril (22/03 ?)

- l'organisation du Parcours du Coeur 2019 - 44ème édition de la plus grande opération de prévention santé en France qui se déroulera cette année du 16/03 au 26/05.

- un nouveau tournoi de volley en mai

 

- Projet Office du Tourisme de La Com. com. : Balisage des sentiers de randonnées sur la Com. com. de Gevrey-Chambertin et Nuits-St-Georges.

Projet d'importance puisqu'à terme, ce sont 18 itinéraires répertoriés sur le secteur de Nuits qui devraient être balisés réglementairement, mais aussi surveillés et entretenus soit plus de 185 km de sentiers. Nous sommes prêts à suivre les instructions qui seront passées. Le Président rappelle l'intérêt du projet. Dernier exemple : un groupe de 29 randonneurs venus de Haute-Marne vient passer ce week-end 2 jours 1/2 sur Nuits. La GV s'est entièrement occupée de leurs itinéraires de randonnée, animations et hébergement.

 

3/ budget prévisionnel

Le budget prévisionnel pour cette saison est soumis à l'assemblée. Devant être présenté obligatoirement en équilibre, il a été arrêté à la somme de 87200 €. Il est établi sur une base de 600 licences activités (pour 565 la saison passée) à 135 € de cotisation moyenne.

            Le Président rappelle que nos animatrices et animateurs se forment aux nouveautés qui touchent à leurs disciplines. Comme les 28 membres élus au Comité, elles et ils sont à l'écoute des demandes. Toutes les propositions de stages ou d'animations sont discutées en réunion de Comité. Validées, elles sont mises en place afin de faire de votre GV un club dynamique qui répond à vos attentes. 

 

6/ Questions de l'assemblée

La parole est donnée à l’assemblée.

- Activités piscine: le problème de l'accès aux vestiaires est évoqué par une licenciée. Des explications sont apportées par Mr. Daller. Le problème est réglé à ce jour.

 

7/ Remise du Label Qualité Club Sport Santé

Guy Rage, Président Départemental EPGV rappelle l'importance de ce label et énumère quelques-uns des 10 critères obligatoires à valider pour son obtention. Il remet officiellement le label daté du 06/06/2018. Il est accompagné d'un bon remise exceptionnelle de 10% sur une commande de matériel auprès de notre fournisseur Gévédit.

Le président lit à l'Assemblée le courrier de félicitations adressé à l'association par Mr. Alain Cartron, Maire de NSG.  

 

8/ Remerciements à 2 animatrices

Sur l'initiative d'adhérents, 2 cagnottes ont circulé sur la dernière quinzaine en vue de remercier 2 animatrices : Chantal Fréville. Pour la mise en place et l'animation durant 2 saisons de l'activité Gym Pilates - Karine Mauve. Pour l'encadrement et l'animation de l'activité marche pendant 5 saisons. Une composition florale et une enveloppe leurs sont remises.

 

9/ Départ de Geneviève Chauvenet

Une cérémonie émouvante termine cette assemblée. Elle marque en effet après 50 années de fidélité et d'assiduité, le départ du Comité mais non du club, de Geneviève Chauvenet. Dans un discourt plein d'énergie, Geneviève évoque quelques souvenirs, notamment l'engagement de quelques femmes en 1968 et le 1er cours de gymnastique mixte effectué salle Jean Macé en 1969, elle rappelle les 8 présidentes et présidents qui se sont succédés à la tête de l'association. Au nom de l'association et de son Comité et en remerciements du travail accompli, Mr. Royer lui remet la médaille d'honneur de la Fédération Française EPGV ainsi qu'une très jolie composition florale.

 

10/ Intervention des élus 

Les élus prennent tour à tour la parole pour notamment féliciter l'association pour sa réussite, son dynamisme et son rayonnement, les membres du Bureau, les bénévoles, pour le travail important accompli. Ils renouvellent leurs engagements à soutenir l'association.

- Mr. Guy  RAGE  - Président du Codep 21

- Mme. Florence VEDRENNE  Adjointe  Mairie de Nuits-St-Georges

Mr. André  DALLER  de la Com. Com. -  Vice-président  en charge du sport

- Mr. Hubert  POULLOT -  Conseiller départemental

 

L’ordre du jour étant épuisé, et ne constatant aucune prise de parole, Michel ROYER, Président déclare la séance levée à 22h15.

Les  participants sont invités à partager le verre de l’amitié, à déguster le cocktail préparé par Husson traiteur et les pâtisseries concoctées par les adhérentes. Qu'elles soient ici remerciées.

La prochaine réunion du nouveau Comité aura lieu le mercredi 14 novembre à 20h30 à la salle Jean Macé, Mairie de Nuits-St-Georges  avec, à l'ordre du jour, l'élection du Bureau.

 

 

Dressé à Nuits-St-Georges, le 19/10/2018

Le Président                                                                                       La Secrétaire

ROYER Michel                                                                                 THEVENIN Christiane

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