CR réunion du CD du 20/09/2023

COMPTE RENDU REUNION DU COMITE DIRECTEUR DU 20 SEPTEMBRE 2023

Présents, excusés, absents :

Voir feuille de présence en pièce jointe. Participation de 21 personnes dont 1 animatrice.

Approbation CR réunion du Comité du 24 mai :

Aucune observation n’étant soulevée, le CR est approuvé. Il sera consigné dans le registre.

Activités du Bureau :

Administratif :

. 03/06 Réunion des associations pour la St Vincent Chambolle-Morey

. 08/06 Envoi message aux 54 bénévoles pour la distribution de la plaquette de rentrée

. 30/06 Obsèques de Jacqueline Estivalet

. 03/07 Réunion préparatoire de l'OMS au Forum des Sports et de la Culture

. 11/07 Commande flyers validée à l'imprimeur (réception entre le 21 et le 26/07!)

. 23/07 Site internet mis à jour et fonctionnel pour la nouvelle saison

. 26/07 Envoi News estivales à tous les licenciés 2021-22 et 2022-2023 (274 connections sur le site)

. 07/08 Envoi de la plaquette de rentrée avec invitation à notre AG aux 25 maires de l'ancien Canton de Nuits + Maires de Bagnot , Détain-Bruant , Messanges, Chevannes, L'Etang-Vergy- Président des Sports de la Com.com. et H. Poullot Conseiller départemental

. 29/08 Envoi message de rentrée aux Membres du Comité. "Jour J -14"

. 01/09 Envoi newsletter "Rentrée J-10" à  717 abonnés

. depuis fin juillet : la gestion et l'enregistrement des adhésions

Sur le terrain :

. Distribution des flyers

Situation financière :

Le travail du Président et des Trésorières a encore été très dense la saison passée. Danièle Weber aidée de Maryse Ballon a finalisé le bilan de la saison. Ce bilan arrêté au 31/08 doit être contrôlé et validé par notre vérificateur aux comptes. Après une saison négative, la saison 2022-2023 se révèle bénéficiaire.

Saison 2022-2023  manifestations passées :

- Le 04/06 Parcours du Coeur. 784 villes se sont mobilisées et plus de 160 000  personnes ont participé aux Parcours 2023. Notre date avait très mal été choisie pour cette édition qui tombait le jour de la Fête des mères : 35 participants seulement. La collecte qui a été prolongée dans les cours de la semaine a néanmoins rapporté 458€  qui ont été intégralement reversés à la Fédération française de Cardiologie. La date des Parcours 2024 est à programmer entre le 01/04 au 30/06.

- Le 14/07 a eu lieu le 3ème Tournoi Green Volley sur le terrain en herbe de la salle omnisports. Belle organisation, soleil éclatant et plein succès pour cette édition qui a rassemblé 24 équipes.

- Le 02/09 Forum Sports et Culture parvis Salle Santona. Beaucoup de monde : 18 inscriptions et 22 préinscriptions. Présence appréciée de 2 animatrices Michèle et Marie. Malheureusement le Président n'a vu que 7 membres seulement sur les 27 membres du Comité. Merci à Roland pour l'installation et le rangement ainsi qu'à Béatrice Dubois.

Rentrée 2023:

            - Flyers : La conception et la livraison du flyer ont été très compliquées. La distribution a bien fonctionné. Un grand merci aux personnes qui les ont distribué. A noter un bon retour des informations de la part des bénévoles. Dès la distribution effectuée, M. Royer a enregistré de nombreux contacts, téléphoniques ou électroniques. (A ce jour : 196 contacts dont 109 personnes nouvelles ! 74 contacts par la rubrique "contact" du site)

- Bulletin d'inscription : S'il est globalement bien renseigné, à noter quand même des erreurs qui entraînent un travail supplémentaire de secrétariat.

Certificat médical : Depuis le 01/09/2022, le certificat médical n'est plus obligatoirement imposé mais à chaque saison, tous les licenciés doivent renseigner le questionnaire de santé et attester que chacune des rubriques donne lieu à une réponse négative (document téléchargeable sur le site). 2 cas possibles : A/ Réponses négatives aux 6 questions du questionnaire de santé. Remplir, signer l'attestation jointe et la remettre avec le bulletin d'inscription. B/ Réponse positive à 1 ou plusieurs des 6 questions du questionnaire. Fournir un certificat médical de moins de 6 mois établi par un médecin.

On peut toutefois admettre que l'attestation ou le certificat médical soient remis un peu plus tard mais dans tous les cas le document est à remettre.

- Inscriptions : les inscriptions ont été ouvertes dès fin juillet. 243 ont été enregistrées avant même le début des cours. 330 adhésions sont enregistrées à ce jour dont 79 personnes nouvelles ce qui est énorme au regard des 51 la saison passée.

- Activités : Le Président a participé à 19 reprises de cours dans la 1ère semaine. C'est répété chaque saison à plusieurs reprises : il n'y a pas de réinscription automatique d'une saison à l'autre. On regrette vivement de voir toujours des personnes déçues de trouver des cours complets quand elles arrivent en 1ère ou 2ème semaine d'activité.

Attention donc pour l'aquagym pour les non inscrits ou préinscrits à ce jour. : les cours pourront être complets avant la reprise les 03 et 04 octobre.

-Natation : la Communauté de communes ayant prolongé la saison estivale jusqu'au 30/09, l'activité a repris le 11/09 dans le bassin extérieur mais avec seulement 2 créneaux horaires comme la saison dernière.

- Autres cours : pas de problèmes signalés sinon des cours déjà complets à ce jour.

Il est donc nécessaire de se renseigner avant de se déplacer

- Feuilles de présence aux cours : il est rappelé que tous les pratiquants d'un cours, même en période d'essai, doivent obligatoirement figurer sur la feuille de présence mise à leur disposition. C'est aussi une question d'assurance.

- Formation :

Les demandes de formation doivent être adressées au moins 1 mois avant. Danièle Weber est chargée de l’enregistrement et du suivi des dossiers de formation.

- Stages, animation :

Le président souhaiterait la mise en place de mini stages comme nous en organisions avant la séquence Covid.

Il présente le projet d'Adeline Euvrard qui consiste à la mise en place de séances de découverte de la sophrologie pendant les vacances de la Toussaint. Le Comité valide le projet.   

Site internet : 8ème  anniversaire du site le 16 août. Un succès confirmé avec une fréquentation moyenne de 130 pers/jour depuis le 28/08. 11 newsletters ont été envoyées dans la saison, 729 abonnés à ce jour. Le site est mis à jour chaque fois que nécessaire, consultez-le régulièrement ou en cas de doute sur un cours.

Préparation de l’AG : L'AG est prévue le 13 octobre. Le dispositif mis en place les années précédentes est reconduit.  Conformément aux statuts votés à l'AG 2011, 1/4 des 28 membres élus au Comité sont renouvelables et rééligibles pour 4 années. Sur les 7 membres sortants 5 membres se représentent pour un nouveau mandat. Suite à un déménagement 1 poste est également libéré. 3 postes nouveaux seront donc à pourvoir à cette AG 2023.

Le Président rappelle que chaque membre présent à l'AG peut présenter 3 procurations. Les animateurs·trices et les Membres du Comité sont invités à encourager le plus grand nombre à signer et à recueillir des pouvoirs. Rappel : seuls les adhérents saison 2022-2023 peuvent signer un pouvoir.

Pour un enregistrement plus efficace, sont envisagées dans la salle dès 19h50 : B. Amiot  à l'accueil du public. MJ. Viardot, M. Benoît-Lopez, O. Thomas, M. Boudier, M. Degoutte, C. Cherreau, C. Daventure aux tables adhérents.

La convocation des adhérents est fixée à 20h15.

Infos - Questions diverses :

- 1 contrat salarié a été établi pour Paola. 1 prêt employeur a été consenti à Michèle le 29/07.

- les 23 et 24/09 : Week-end de rentrée d’EPGV BFC à Bellecin au lac de Vouglans.

- le samedi 15/10 la Ville de Nuits organise un "Fascinant week-end". La GV sera chargée d'organiser et d'encadrer une petite marche familiale au départ du centre ville. Une réunion d'organisation est prévue le 22/09 en mairie.

- Achat matériel : Les animateurs·trices feront remonter leurs besoins pour cette nouvelle saison.

- Logo du club. Les 4 versions du logo créé par Fred Weber sont présentées. Au vote, la version 3 est retenue. Un devis a été sollicité DV2P à NSG pour la sérigraphie ou broderie sur notre lot de casquette.

- Une membre du Comité propose d'honorer nos plus fidèles adhérentes. Proposition retenue. Que les personnes adhérentes depuis 50 ans (ou plus) se fassent connaître !  

- Morey-St-Denis & Chambolle-Musigny accueilleront la prochaine Saint-Vincent les 27 et 28 janvier 2024. 900 à 1000 bénévoles seront nécessaires pour assurer la réussite de la manifestation ! Un 2ème appel est lancé car votre GV s'est engagée à fournir des bénévoles. Elle regroupera toutes vos demandes individuelles (ne vous inscrivez donc pas sur le site officiel). Pour voir la fiche d'inscription : http://www.gvnuits.fr/pages/activites-proposees/st-vincent-2024.html

- Listing des animateurs et des référents de cours. M. Royer rappelle les missions du référent de cours et demande aux membres du Comité de s'engager pleinement dans les activités qu'ils pratiquent. Le listing 2023-2024 sera discuté à la prochaine réunion.

        Référents de cours : Avis aux licenciés. Il apparaît inacceptable qu'aucune personne ne se propose pour prendre en charge cette "fonction" dans plusieurs cours. Elle consiste, en début de saison, à collecter et vérifier les inscriptions remises puis d'être "le porte-parole" entre le Comité, l'animateur ou l'animatrice et les pratiquants de son cours (et vice et versa). Dans ce but, la personne peut participer, suivant ses disponibilités, aux réunions du Comité (5 dans l'année) ou pour le moins, peut faire suivre les informations transmises. Cela ne représente que quelques heures de bénévolat sur l'année. Il est rappelé qu'en l'absence d'un(e) volontaire à ce poste de référent de cours, c'est l'animateur·trice qui est contraint(e) d'assumer cette fonction. Le temps consacré à cela sera pris sur le temps de cours.

Le nouveau Comité directeur se réunira le mercredi 15 novembre à 20H30 Salle Jean Macé, Mairie de Nuits-St-Georges avec à l'ordre du jour l'élection d'un nouveau Bureau pour la saison 2023-2024.

Début de séance : 20h30 - Fin de séance 22h10

Dressé à Nuits-St-Georges, le 23 septembre 2023

Michel Royer    Président                                                    Martine Boudier    Secrétaire