CR réunion du CD du 18/09/19

COMPTE  RENDU REUNION DU COMITE DIRECTEUR DU 18 SEPTEMBRE 2019

 

Présents, excusés, absents : Voir feuille de présence en pièce jointe. 22 personnes présentes dont 3 animatrices.

Approbation CR réunion Comité du 29 mai 2019 : Aucune observation n’étant soulevée, le CR est approuvé. Il sera consigné dans le registre.

Activités du Bureau :

Administratif :

. En juin 3 réunions à Gevrey pour utilisation des salles intercommunales

. 25/06 Envoi proposition sondage pour la marche du lundi matin (22 réponses)

. 27/06 Réunion à l'OMS pour organisation Journée du sport

. 11/07 Réunion du Bureau afin d'étudier le versement d'une prime exceptionnelle aux salariés

. 21/07 Envoi "News estivales" à toutes les adresses courriels des licenciés 2018-19

. 23/07 Message aux animatrices (versement prime)

. 30/07 Commande flyers validée par l'imprimeur

. 26/07 Courrier spécifique aux mairies pour l'utilisation des salles communales

. 06/08  Site internet mis à jour et fonctionnel pour la nouvelle saison

. 11/08 Envoi de la plaquette de rentrée avec invitation à notre AG aux 25 maires de l'ancien Canton de Nuits +   Maires de Bagnot , Détain-Bruant , Messanges, Chevannes- Com.com. et H. Poullot Conseiller départemental

. 12/08 : Entretien d'embauche Vincent Vollmer

. 13/08 : Rencontre avec Aude Morand et Cogérante de la SAS "La Conciergerie des Loisirs"   pour contrat d'embauche Océane Chabeuf

. 28/08 : Envoi message de rentrée aux Membres du Comité

. 30/08 : Envoi newsletter "Bientôt la rentrée" aux 551 abonnés

. 31/08 Envoi message "Rentrée GV  J-9" à toutes les adresses courriels des licenciés 2018-19

. 07/09 / Inauguration piscine de NSG

Sur le terrain :

. Distribution des flyers 2019/20

. Journée du Sport de l’OMS le 07/09

 

Fin de saison 2018-19 :

  • le 15/06 : dernier stage en Yoga/sophrologie.

5 stages, la marche semi nocturne et un tournoi de volley ont donc été organisés sur la saison engendrant un bénéfice de 650 €. Remerciements aux 2 animatrices et à l'équipe volley. Cette somme sera affectée à l'achat de matériel.

Vincent Vollmer : Nouvel animateur activités Cardio-boxing et Aéro Latino se présente à l'assemblée.

Situation financière : Martine Manière présente le bilan de la saison passée. Une prime exceptionnelle a été versée aux 7 salariés encore en poste au 01/07/2019 pour un coût pour l'association de 4 380,24€. Ce bilan doit être contrôlé et validé par notre vérificateur aux comptes. La saison se révèle, une fois encore, excédentaire.

A noter : l'augmentation de 0,50 € de la licence nationale GV faisant passer la licence à 27,50 €,  l'augmentation de 2€ de la licence Volley la faisant passer à 42€, l'attribution d’une aide départementale de 250 € dans le cadre du FAVA. 

Rentrée 2019:

            - Flyers : Sa finalisation par l'imprimeur a été un peu laborieuse. La distribution a bien fonctionné. A noter un meilleur retour des informations de la part des bénévoles. Dès la distribution effectuée, M. Royer a enregistré de nombreux contacts, téléphoniques ou électroniques. (à ce jour : 121 contacts dont 72 personnes nouvelles - 77 contacts par la rubrique contact du site, 9 par commentaires sur site)

- Nouveau bulletin d'inscription : plus grand, plus clair. Les 1ers reçus sont bien renseignés.

- Inscriptions : pour la 1ère fois les inscriptions ont été ouvertes dès le 26/08 et 200 environ ont été enregistrées avant même le début des cours. 262 adhésions enregistrées à ce jour dont 57 personnes nouvelles (34 inscrites à l'aquagym - 22 au yoga)

- Activités : A une semaine des vendanges, la rentrée s'est bien déroulée. Le Président a participé à 14 reprises de cours. Un point est dressé pour chaque activité.

Il est  noté une excellente participation aux 2 nouvelles activités : Cardio-boxing et  Body Zen.

Au vu des inscriptions, du budget disponible et pour marquer le 50ème anniversaire du début des activités du club, il est décidé de mettre en place :

- un 2ème cours en Body Zen animé par Michèle dès le mercredi 25/09 (1er cours de 14h00 à 14h55 - 2ème cours de 15h00 à 15h55)

- un 6ème cours en Yoga animé par Chantal  le mardi 24/09. Cours de 11h10 à 12h25

- rappel : un 3ème groupe de marche encadré par Stéphane se mettra en place à compter du lundi 07/10 (départs à 10h00 pour une marche à allure modérée)

Nous souhaitons ainsi répondre à l'attente des licenciés et espérons qu'un équilibre puisse s'établir sur chacun des cours proposés.

- Formation :

    - Pascale Dalle a terminé le 3ème et dernier module de formation en Gym Pilates (02 et 03 juillet) - Stéphane Barthoulot a terminé la formation au CQP ALS ARPO (08 au 12 juillet) - Michèle Mabillon a demandé une formation "Pilates, les fondamentaux"  dans le cadre du COREG  du 18 au 20 octobre à Meursault. Un dossier a été déposé auprès de notre OPCA.    

M. Manière et MC. Bois sont chargées de l’enregistrement et du suivi des dossiers de formation.

Site internet : 4ème  anniversaire du site le 16 août. Un succès confirmé avec près de 140 visiteurs par jour en moyenne en septembre. 23 newsletters ont été envoyées dans la saison, 573 abonnés à ce jour (474 en septembre 2018).

Règlement intérieur : L'avant projet a été soumis aux Membres du Comité le 05/08. Après discussion un alinéa concernant les conditions d'adhésion est ajouté. Soumis au vote, le règlement est adopté à l'unanimité et devient applicable à tous les adhérents dès le l9/09/19 (document consultable sur le site internet).

Préparation de l’AG du 15 novembre : le dispositif mis en place les années précédentes est reconduit.  Conformément aux statuts votés à l'AG 2011, 1/4 des 28 membres élus au Comité sont renouvelables et rééligibles pour 4 années. 6 des 7 membres sortants ont accepté de se représenter devant les électeurs pour un nouveau mandat et 2 volontaires se sont déjà fait connaître pour les 2 postes vacants (dont un sera renouvelable en 2021).

Rappel : tout adhérent de la saison 2018-19 présent à l'AG peut déposer jusqu'à 3 procurations.

Les animatrices et les Membres du Comité sont invités à encourager le plus grand nombre à participer à cette AG ou, en cas d'absence, à faire signer et recueillir des pouvoirs. Pour un enregistrement plus efficace, seront présentes dans la salle dès 19h45 : C. Fréville, B. Amiot  pour l'accueil du public, P. Dalle, MC. Bois, M. Boudier, MJ. Viardot, M. Benoît-Lopez, O. Thomas aux tables adhérents.

La convocation des adhérents est fixée à 20h15.

Infos - Questions diverses :

- Journée du Sport le 07 Septembre : la GV a répondu à l'appel de l'OMS. Des membres du Bureau et du Comité se sont relayés tout au long de la journée. 2 animatrices ont participé : Pascale Dalle le matin et Michèle Mabillon qui a fait une démonstration de Gym et Body Zen avec 7 licenciés en milieu d'après-midi.

- Contrat Vollmer Vincent : un contrat en CDII a été établi à compter du 07 septembre

- Projet Office du Tourisme NSG : Balisage des sentiers de randonnée sur la Com. com. de Gevrey- NSG

En 2016, La GV s’était portée volontaire pour apporter la main d’œuvre importante et indispensable à la mise en œuvre de ce projet. Aux 5 sentiers balisés et entretenus chaque année depuis 2016, 4 nouveaux itinéraires nous ont été ajoutés côté Gevrey. 3 sentiers feront l'objet d'un audit par la Fédération Française de la Randonnée. Conclusion du 1er chemin audité : "Balisage très bien fait."  Le Comité félicite nos baliseurs et R. Morant qui a en charge cette tâche.

- Achat matériel : 2 sonos portatives ont été achetées pour la salle Santona et la piscine, coût 398€. 453€ de matériel ont été commandés pour équiper la salle Santona. Les animateurs·trices feront remonter leurs besoins pour cette saison.

Comme chaque année, une commande groupée de tapis de gym pliables rouges sera proposée à un prix de 31 € si 20 unités minimum commandées. Contacter la secrétaire : christiane.thevenin@neuf.fr ou inscrivez vous sur la feuille disponible sur le bureau de la salle Pouilly et salle Santona. Délai maxi 31 octobre.

- Feuille de présence aux cours : il est rappelé que les pratiquants doivent obligatoirement se cocher ou se noter s'ils ne figurent pas dans la liste, en début ou fin de cours sur les feuilles de présence mises à leur disposition. 

 - Listing des animateurs et des référents de cours. M. Royer rappelle les missions du référent de cours et demande aux membres du Comité de s'engager pleinement dans leurs activités. Le listing 2019-2020 sera validé à la prochaine réunion.

        Référents de cours : Avis aux licenciés. Il apparaît inacceptable qu'aucune personne ne se propose pour prendre en charge cette "fonction" dans plusieurs cours. Elle consiste, en début de saison, à collecter et vérifier les inscriptions remises puis d'être "le porte-parole" entre le Comité et les pratiquants de son cours (et vice et versa). Dans ce but, la personne participe, suivant ses disponibilités, aux réunions du Comité (5 dans l'année) ou pour le moins, fait suivre les informations transmises. Cela ne représente que quelques heures de bénévolat sur l'année. Il est rappelé qu'en l'absence d'un(e) volontaire à ce poste de référent de cours, c'est l'animateur(trice) qui se voit contraint(e)  d'assumer cette fonction. Le temps consacré à cela sera pris sur le temps de cours.

- M. Royer présente VitaFédé, la nouvelle identité, la marque déposée par notre Fédération EPGV. Pour la découvrir, lien : https://www.youtube.com/watch?v=JBScsm01w8Q&feature=youtu.be

Le nouveau Comité directeur se réunira le mercredi 27 novembre à 20H30 Salle Jean Macé, Mairie de Nuits-St-Georges avec à l'ordre du jour l'élection d'un nouveau Bureau pour la saison 2019-2020.

Début de séance : 20h30 - Fin de séance 22h15

Dressé à Nuits-St-Georges, le  21 septembre 2019

Le Président                                                                           La Secrétaire

M. ROYER                                                                            C. THEVENIN

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