CR Réunion du CD du 09.09.20

 

Présents, excusés, absents :

Voir feuille de présence en pièce jointe. Participation record avec 29 personnes présentes dont 6 animatrices. Lieu : salle des Fêtes à Agencourt.

Approbation CR réunion Bureau/Comité du 14 mai 2020 :

En pleine épidémie c'est une réunion du Bureau (au complet) qui s'est tenue suivie d'un vote par correspondance des membres du Comité. Aucune observation n’étant soulevée, le CR en date du 23/05 est approuvé. Il sera consigné dans le registre.

Activités du Bureau :

Administratif :

. 03/07 Envoi "News estivales" à toutes les adresses courriels des licenciés 2019-2020

. 29/07 Entretien d'embauche Anne François

. 30/07 Entretien d'embauche Marie Schaeffler

. 04/08 Commande flyers validée à l'imprimeur

. 04/08 Courrier spécifique aux mairies pour l'utilisation des salles communales

. 17/08  Site internet mis à jour et fonctionnel pour la nouvelle saison

. 17/08 Envoi de la plaquette de rentrée avec invitation à notre AG aux 25 maires de l'ancien Canton de Nuits +   Maires de Bagnot , Détain-Bruant , Messanges, Chevannes- Com.com. et H. Poullot Conseiller départemental

. 26/08 : Envoi message de rentrée aux Membres du Comité. Jour J -13.

. 31/08 : Courrier au Préfet pour déclaration activités extérieures

. 01/09 Envoi message "Rentrée GV  J-6" à toutes les adresses courriels des licenciés 2019-20

Sur le terrain :

. Distribution des flyers

Présentation des 2 nouvelles animatrices :

Anne François : nouvelle animatrice activités Dance/fitness et Stretching le mardi - Marie Schaeffler : nouvelle animatrice activités Gym.

Situation financière : Martine Manière présente le bilan de la saison passée. Ce bilan doit être contrôlé et validé par notre vérificateur aux comptes. La saison se révèle, une fois encore, excédentaire. Elle rappelle qu'une partie très importante du bénéfice (envisagée à hauteur de 10 000€)  sera dédiée à la remise faite aux adhérents pour une réinscription cette saison.

Rentrée 2020:

  • Flyers : Réalisé cette année encore au dernier moment. La distribution a bien fonctionné. A noter un meilleur retour des informations de la part des bénévoles. Dès la distribution effectuée, M. Royer a enregistré de nombreux contacts, téléphoniques ou électroniques. (à ce jour : 200 contacts ! dont 54 personnes nouvelles, 41 contacts par la rubrique contact du site)

  • Nouveau bulletin d'inscription : pour la 2ème année il est plus grand, plus clair avec mention de la remise accordée sur la saison passée et au dos les conditions d'adhésion. S'il est globalement bien renseigné, à noter quand même  de l'ordre de 15% d'erreurs notamment à cause de la remise accordée ce qui entraîne un travail supplémentaire conséquent.

  • Inscriptions : pour la seconde année les inscriptions ont été ouvertes dès le 17/08 et 160 environ ont été enregistrées avant même le début des cours (pour 200 la saison passée).       171 adhésions enregistrées à ce jour dont seulement 14 personnes nouvelles.

  • Activités : Nous sommes dans la semaine de rentrée avec des vendanges encore en cours. Le Président a participé à 18 reprises de cours sur les 3 premiers jours. Sur l'ensemble des cours, il est constaté un très net recul de la participation ce qui pose un vrai problème concernant les activités Pilates et Yoga car les places ont été jusqu'à ce jour réservées aux adhérents de la saison passée. De fait, 2 listes d'attente ont dû être dressées pour les nouvelles demandes. Un mail sera envoyé aux adhérents non réinscrits ou préinscrits afin qu'ils se prononcent rapidement sur leurs intentions concernant cette saison.

  • Piscine : l'activité aquagym ne pourra reprendre que le 29/09 (bassin intérieur en réparation). L'activité natation pourra reprendre le 16/09 dans le bassin extérieur.

- Feuille de présence aux cours : il est rappelé que les pratiquants doivent obligatoirement se cocher ou se noter s'ils ne figurent pas dans la liste, en début ou fin de cours sur les feuilles de présence mises à leur disposition. C'est en plus une des obligations du protocole sanitaire.

Formation :

     Le président rappelle les conditions dans lesquelles les demandes doivent nous être adressées. M. Manière et MC. Bois sont chargées de l’enregistrement et du suivi des dossiers de formation.

Site internet : 5ème  anniversaire du site le 16 août. Un succès confirmé avec une fréquentation moyenne de 130 pers/jour depuis le 17/08. 15 newsletters ont été envoyées dans la saison, 634 abonnés à ce jour (474 en septembre 2018).

Préparation de l’AG du 06 novembre : le dispositif mis en place les années précédentes est reconduit.  Conformément aux statuts votés à l'AG 2011, 1/4 des 28 membres élus au Comité sont renouvelables et rééligibles pour 4 années. Les 7 membres sortants acceptent de se représenter devant les électeurs pour un nouveau mandat.

Cette AG 2020 va, du fait du Covid 19, se dérouler dans des conditions très particulières. Nous serons peut-être limités dans le nombre de participants. Le moment convivial en fin de réunion ne pourra avoir lieu. Les conditions seront annoncées dans la convocation.

Compte tenu de ces circonstances exceptionnelles, en dérogation à l'article 7 du règlement intérieur, le Comité décide de porter à 5 (au lieu de 3) le nombre de procurations que pourra déposer chaque adhérent présent à l'AG. Les animateurs·trices et les Membres du Comité sont donc invités à encourager le plus grand nombre à signer et recueillir des pouvoirs.

Pour un enregistrement plus efficace, seront présentes dans la salle dès 19h45 : C. Fréville, B. Amiot  à l'accueil du public, P. Dalle, MC. Bois, M. Boudier, MJ. Viardot, M. Benoît-Lopez, O. Thomas aux tables adhérents.

La convocation des adhérents est fixée à 20h15.

Infos - Questions diverses :

- Journée du Sport  : elle n'a pas eu lieu cette année en raison de la pandémie.

- Contrats Anne François et Marie Schaeffler: 2 contrats en CDII ont été établis à compter du 07 septembre

- Projet Office du Tourisme NSG : Balisage des sentiers de randonnée sur la Com. com. de Gevrey- NSG

L'entretien du balisage a été reconduit pour cette année.

 

- Achat matériel : du matériel de désinfection professionnel a été commandé pour les 2 salles de NSG et pour les animatrices des cours extérieurs. 1 micro serre-tête a été acheté pour équiper la salle Santona.

Les animateurs·trices feront remonter leurs besoins pour cette nouvelle saison.

Tapis : Une réflexion est lancée concernant une commande groupée de tapis de gym pliables rouges cette saison. Ils pourraient être proposés à un prix de 30 € si 20 unités minimum commandées. Il nous faut auparavant trouver une personne bénévole qui accepte de prendre en charge cette tâche.

- Listing des animateurs et des référents de cours. M. Royer rappelle les missions du référent de cours et demande aux membres du Comité de s'engager pleinement dans leurs activités.                                Le listing 2020-2021 sera discuté à la prochaine réunion.

        Référents de cours : Avis aux licenciés. Il apparaît inacceptable qu'aucune personne ne se propose pour prendre en charge cette "fonction" dans plusieurs cours. Elle consiste, en début de saison, à collecter et vérifier les inscriptions remises puis d'être "le porte-parole" entre le Comité et les pratiquants de son cours (et vice et versa). Dans ce but, la personne participe, suivant ses disponibilités, aux réunions du Comité (5 dans l'année) ou pour le moins, fait suivre les informations transmises. Cela ne représente que quelques heures de bénévolat sur l'année. Il est rappelé qu'en l'absence d'un(e) volontaire à ce poste de référent de cours, c'est l'animateur·trice qui se voit contraint(e)  d'assumer cette fonction. Le temps consacré à cela sera pris sur le temps de cours.

- M. Jean-Louis BONORIS stagiaire sur l'activité marche remercie chaleureusement le Président pour son accueil et son implication dans l'obtention de son diplôme en août au CQP ARPO.

- L'Assemblée Générale départementale du CODEP 21 se déroulera à Nuits-St-Georges le samedi 07 novembre.

Le nouveau Comité directeur se réunira le mercredi 18 novembre à 20H30 Salle Jean Macé, Mairie de Nuits-St-Georges avec à l'ordre du jour l'élection d'un nouveau Bureau pour la saison 2020-2021.

Début de séance : 20h30 - Fin de séance 22h15

Dressé à Nuits-St-Georges, le  13 septembre 2020

Le Président                                                                                       La Secrétaire

M. ROYER                                                                                        C. THEVENIN

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