CR réunion du Bureau du 14 mai

COMPTE RENDU REUNION DU BUREAU DU 14 MAI 2020

ET VOTE DES MEMBRES DU COMITE

Une réunion du Bureau s'est tenue le 14 mai de 14h00 à 16h15 à Agencourt. Les 7 membres sont présents : Royer M., Manière M., Molard A., Thévenin Christiane, Donaty O., Bois MC., Morant R.

• Bilan des inscriptions - Situation financière:

- Les chiffres à retenir : 767 adhérents enregistrés (pour 734 la saison passée soit +4,5%) pour une cotisation moyenne de 133,44 €. 4 licences ont été prises pour des animateurs/animatrices. 238 personnes nouvelles accueillies (1^ère inscription à la GV) au lieu de 269 l'année dernière (reprise piscine). Les bulletins d'adhésion correctement renseignés et surtout vérifiés ont permis d'obtenir des données précises sur les activités pratiquées soit 1 238 activités pour 1 193 la saison passée soit +3,77%. Toutes les statistiques seront communiquées à la prochaine AG.

- Grâce au travail effectué par nos trésorières pour établir le coût salarial précis de chaque animatrice, M. Royer présente pour la 5^ème année consécutive les résultats chiffrés par activité. La plus déficitaire reste la gym en raison des 5 cours extérieurs.

- La clôture du budget de la saison aura lieu le 31 août. Malgré la reconduction des tarifs 2018-19 et la création de              4 nouveaux cours à la rentrée (2 en Body Zen, 1 en yoga et 1 en marche) il sera en excédent.

Par un courrier en date 22/04, la Ville de Nuits renouvelle sa subvention de 900€ au titre de l'année 2020.

• Le point des activités :

Toutes nos activités ont été interrompues par la crise sanitaire à compter du lundi 16 mars. Par un communiqué diffusé le 30 avril la Communauté de communes qui gère le gymnase Pouilly, la salle omnisports et la piscine a annoncé la fermeture de ces établissements jusqu'au 03 juillet.

- Pour nos licenciés, 3 de nos animateurs restent actifs : Vincent Vollmer, Christina Brandt continuent de mettre en ligne des séances vidéos, Stéphane Barthoulot prodigue des séances quasi journalières en direct avec l'application Zoom.

- Depuis le début du confinement, notre Fédération a mis en place des cours ( yoga, pilates, streching, danse, gym dynamique, ...) animés par des formateurs de différentes régions, il y a en 2 à 3 par jour. Ils sont tous regroupés sur You Tube (ou sur Facebook si vous les voulez en direct). Lien : https://www.youtube.com/c/F%C3%A9d%C3%A9rationFran%C3%A7aiseEPGV?fbclid=IwAR2wq40yqx0rnCMpKMwgCxpNLq6yc2bgZG9atAIbAlt2MVjokgoIx6zmZAw

- Chantal a proposé une reprise éventuelle de l'activité yoga en extérieur. Après discussion, au vu des contraintes sanitaires importantes imposées lors de cette 1^ère phase de déconfinement, le Bureau a jugé quasiment impossible cette reprise. Les avis des autres membres du Comité, recueilli sur ce point étant un peu moins tranchés, le Bureau réexaminera sa position si les contraintes sont notoirement allégées lors de la 2^ème phase de déconfinement du 02 juin.

Bureau :

- 16/03 : Message pour annulation réunion du Comité du 16 mars. Envoi du plan de la réunion aux Membres du Comité

 - 07/04 : Message : "Covid 19 -Solidarité". Plusieurs adhérentes ont répondu à l'appel en fournissant matières premières ou en confectionnant masques et sur blouses.

- 05/05 : Message d'information "GV des nouvelles" envoyé sur 710 adresses mail. Communication des liens pour accéder aux vidéos mises en ligne par la Fédération nationale et par le Comité départemental.

- 09/05 : Message d'information "Restons en contact" envoyé sur 90 adresses mail (aux 2 cours de gym du mardi)

• Bilan des dernières manifestations :

Manifestations passées :

- Stage de yoga du 14 mars avec Philippe de Fallois. Le stage s'est très bien déroulé, à la plus grande satisfaction des         36 participantes. Pour cause de virus, 10 ont malheureusement renoncé. Au vu du coût demandé, elles ont été remboursées.

Le Comité remercie chaleureusement les intervenants, les animateurs de cours et la presse qui ont relayé nos évènements et bien sûr, les adhérents qui ont assuré la réussite de nos manifestations ou actions organisées dans la saison (3 seulement cette saison). Celles-ci permettent de dégager un bénéfice de 330 € qui pourra être affecté à l'achat de matériel pédagogique.

Plaquette rentrée 2020 : activités - tarifs - organisation

Compte tenu de nombreuses incertitudes à ce jour l'édition de notre plaquette sera repoussée comme la saison passée à fin juillet.

Le flyer :

Le document de l'année dernière sera réactualisé par Paul Sanzey. Il prendra en charge également la validation technique et la commande auprès de l'imprimeur.

Un point est dressé pour les sponsors. Compte tenu de la crise économique, le Bureau décide de porter la participation de chacun à 50€ au lieu des 100€ TTC habituels. Chaque responsable de sponsors prendra contact auprès des siens pour demander si accord ou pas. Il se peut qu'il y ait 1 ou 2 places possibles sur le flyer, n'hésitez pas à nous faire une proposition.

Les activités :

- La saison 2020-2021 débutera, sauf évidemment si des consignes gouvernementales ne viennent en contradiction, le        07 septembre (rentrée des élèves le 01/09) pour s'achever le 26 juin 2021 soit comme d'habitude, 34 semaines d'activités (vacances scolaires le 06/07)

Le Président s'est entretenu individuellement par téléphone avec nos animateurs et animatrices dans la semaine du 04 mai en vue de définir le futur planning en fonction de leurs souhaits et obligations.

Informations connues à ce jour :

- Michèle n'assurera plus que 4 cours sur les 8 actuellement soit 2 cours de Body Zen du mercredi - cours de Boncourt du jeudi - cours de stretching du samedi.

- Une nouvelle animatrice pourrait être recrutée pour assurer les cours de stretching du mardi- cours de Gilly du mercredi - cours de gym du jeudi et cours de gym du vendredi (cours de Pascale)

- Les 2 cours de stretching seraient portés à 1h00 au lieu de 45'

En tout état de cause, après justificatif financier présenté et discussion, le Président propose l'arrêt du cours de gym d'Arcenant du lundi. Le Bureau s'exprime et vote. Un vote des autres membres du Comité a été recueilli sur ce point. L'arrêt du cours est acté par l'ensemble du Comité.

 Les tarifs :

Compte tenu des circonstances inédites de cette fin de saison, le Président propose :

1/ le maintien des tarifs actuels pour la prochaine saison

2/ d'affecter la quasi totalité du bénéfice de la saison actuelle (à hauteur de 10 000€) sous forme d'une remise cadeau pour chaque licencié de la saison 2019-20 qui se réinscrira.

3/ que le montant de la remise soit proportionnel au montant payé (chèque remise de 15-20-25 ou 30€ pour 1-2-3 ou 4 activités ou plus pratiquées)

Le Bureau s'exprime et vote. Un vote des autres Membres du Comité (hors animateurs) a été recueilli sur ces 3 points. Ces 3 propositions sont approuvées à l'unanimité.

Le bulletin d'adhésion :

Le bulletin de l'année passée sera reconduit et complété. Lors d'une première inscription, le certificat médical est obligatoire. Pour les personnes l'ayant fourni les 2 saisons précédentes, il pourra rester valide sous réserve de fournir l'attestation jointe à l'auto questionnaire.

Rappel : le bulletin d'adhésion  devra être soigneusement et complètement renseigné en indiquant obligatoirement l'heure de cours choisie. Les imprimés nécessaires seront en ligne sur le site dès le 16 août.

Organisation :

Une bonne distribution de la plaquette conditionne également la réussite de notre saison. Ce travail important doit être confié à 3 personnes identifiées : 1 personne chargée de l'organisation (contacter les adhérents afin de dresser la liste des 40 bénévoles environ nécessaires), 1 personne chargée de la réception, de la préparation et de la remise des paquets par commune aux bénévoles et 1 personne responsable de la distribution (contacts téléphoniques, résolutions des problèmes, établissement d'un bilan précis).

C. Thévenin, secrétaire, établira la liste des bénévoles. H. Blin, sera chargée de la réception du colis, de la préparation et de la remise des paquets aux bénévoles. C. Thévenin accepte de prendre en charge le suivi de la distribution.

Nous avons éventuellement besoin de quelques bonnes volontés pour la distribution dans les communes. Contactez-nous.

Comme à chaque saison, M. Royer enverra avec la nouvelle plaquette, un courrier personnalisé dans les mairies ainsi qu'aux élus (Conseillers départementaux, Président Com. com., Vice-président en charge des sports) avant la distribution par les bénévoles.

• Infos - questions diverses :

- Les demandes en matériel présentées cette saison par les animateurs et animatrices ont été satisfaites.

- Une candidature spontanée d'une animatrice a été déposée le 29/04. Contact a été aussitôt pris et il a été décidé de lui proposer plusieurs heures de cours à la rentrée.

- Balisage des chemins de randonnée. Par un message du 09/05 la Fédération Française de Randonnée nous précise que l'activité de balisage des sentiers peut reprendre, sous respect de l'application des règles sanitaires, à compter du 11/05. R. Morant relancera  l'équipe de baliseurs pour le balisage 2020.

- Les Parcours du Coeur 2020 ont été reportés à partir de septembre (si possible ...) pendant la Semaine du Coeur.

- Journée du Sport de l'OMS. La GV s'associera bien entendu à cette journée (si elle peut avoir lieu...). Pas d'information à ce jour.

 Rappel : la GV Nuits possède son nom de domaine internet. C'est plus professionnel, plus lisible mais surtout très facile à retenir et donc à diffuser autour de vous : http://www.gvnuits.fr/  (à mettre d'urgence dans vos sites favoris)

• Prochaine réunion du Comité:

Elle sera fixée ultérieurement en fonction des conditions sanitaires imposées.

Dressé à Nuits-St-Georges, le 23 mai 2020

Le Président                                                                                        la Secrétaire             

Michel Royer                                                                                      Christiane Thévenin