CR du CD du 18/09/2024

COMPTE RENDU REUNION DU COMITE DIRECTEUR DU 18 SEPTEMBRE 2024

Présents, excusés, absents : Voir feuille de présence en pièce jointe. Participation de 18 personnes

Approbation CR réunion du Comité du 22 mai : Aucune observation n’étant soulevée, le CR est approuvé. Il sera consigné dans le registre.

Activités du Bureau :

Administratif :

. 04/06 Envoi message aux 54 bénévoles pour la distribution de la plaquette de rentrée

. 25/06 Finalisation du flyer et commande validée à l'imprimeur (livraison le 03/07)

. 02/07 Rencontre Emilie Vanhelle nouvelle animatrice

. 16/07 Site internet mis à jour et fonctionnel pour la nouvelle saison

. 27/07 Envoi News estivales en newsletter (739 abonnés) et à tous les licenciés 2023-2024     (274 connections sur le site)

. 02/08 Envoi de la plaquette de rentrée avec invitation à notre AG aux 25 maires de l'ancien Canton de Nuits + Maires de Bagnot, Détain-Bruant, Messanges, Chevannes, à Mr. le Président des Sports de la Com.com. et Mr. H. Poullot Conseiller départemental

.15/08 Déballage du matériel Cross-training, nettoyage du local et inventaire

. 20/08 Publication annonce dans le Petit Nuiton

. 25/08 Envoi message de rentrée aux Membres du Comité. "Jour J -15"

. 30/08 Envoi newsletter "Rentrée J-10" à 758 abonnés ainsi que sur toutes les adresses mail valides des adhérents de la saison 2023-2024

. depuis la mi-juillet gestion et enregistrement des adhésions

Sur le terrain :

. Distribution des flyers

Situation financière :

Le 22/07 nous avons reçu une notification d’octroi d’une subvention dans le cadre de la campagne de PSF 2024 (Projet sportif fédéral) : 617 structures avaient déposé un dossier pour 1037 projets à instruire. Nos 2 projets rentrant dans le cadre du développement du sport en milieu rural : création d’un cours de cross-training et création d’un cours de zumba, ont été retenus et une subvention de 1500€ a été allouée. Le travail du Président et de la Trésorière a encore été très dense la saison passée. Danièle Weber a finalisé le bilan de la saison. Arrêté au 31/08 il doit être contrôlé et validé par notre vérificateur aux comptes. La saison 2023-2024, avec 733 licenciés se révèle, en tous points, exceptionnelle. Sur le plan comptable, elle sera largement bénéficiaire.

Saison 2023-2024 manifestations passées :

- Le 19/05 Parcours du Cœur. Beau temps et une bonne participation avec 63 personnes pour cette édition. La collecte qui a été prolongée dans les cours de la semaine a rapporté 475,30€ qui ont été intégralement reversés à la Fédération française de Cardiologie.

- Le 14/07 a eu lieu le 3^ème Tournoi Green Volley sur le terrain en herbe de la salle omnisports. Belle organisation, soleil éclatant et plein succès pour cette édition qui a rassemblé 24 équipes.

- Le 07/09 Forum Sports et Culture parvis Salle Santona. Beaucoup de monde : 21 inscriptions remises, des préinscriptions enregistrées et des renseignements donnés. Présence appréciée de 2 animatrices Pascale, Marie et de Jean-Yves pour le volley et de notre secrétaire Martine. Merci à Roland et Béatrice pour l'installation et le rangement.

Rentrée 2024:

            - Flyers : La conception plus moderne du flyer a été appréciée. Un problème avec la quantité livrée qui a été réglé par l’imprimeur. La distribution a bien fonctionné. Un grand merci aux personnes qui les ont distribués. A noter un retour des informations qui s’améliore de la part des bénévoles. Dès la distribution effectuée, M. Royer a enregistré de nombreux contacts, téléphoniques ou électroniques. (A ce jour : 277 contacts dont 115 personnes nouvelles ! 64 contacts par la rubrique "contact" du site)

- Bulletin d'inscription : S'il est globalement bien renseigné, à noter quand même quelques erreurs qui entraînent un travail supplémentaire de secrétariat.

Certificat médical : Depuis le 01/09/2022, le certificat médical n'est plus obligatoirement imposé mais à chaque saison tous les licenciés doivent renseigner le questionnaire de santé et attester que chacune des rubriques donne lieu à une réponse négative (document téléchargeable sur le site).

- Inscriptions : les inscriptions ont été ouvertes dès la mi-juillet. 250 ont été enregistrées avant même le début des cours. 368 adhésions sont enregistrées à ce jour dont 86 personnes nouvelles.

Rappel aux pratiquants : Bulletin et règlement doivent être déposés au plus tard au 3^ème cours.

- Activités : Le Président a participé à 13 reprises de cours dans la 1^ère semaine. C'est répété chaque saison à plusieurs reprises : il n'y a pas de réinscription automatique d'une saison à l'autre. On regrette vivement de voir toujours des personnes déçues de trouver des cours complets quand elles arrivent en 1^ère ou 2^ème semaine d'activité.

Attention donc pour l'aquagym pour les non inscrits ou préinscrits à ce jour : les cours pourront être complets avant la reprise les 01 et 02 octobre.

- Natation : la Communauté de communes ayant prolongé la saison estivale jusqu'au 30/09, l'activité a repris le 11/09 dans le bassin extérieur mais avec seulement 2 créneaux horaires comme la saison dernière.

- Autres cours : pas de problèmes signalés sinon, comme prévenu, des cours, déjà complets avant la reprise de nos activités. Il est dorénavant nécessaire de se renseigner avant de se déplacer.

- Feuilles de présence aux cours : il est rappelé que tous les pratiquants d'un cours, même en période d'essai, doivent obligatoirement figurer sur la feuille de présence mise à leur disposition. C'est aussi une question d'assurance.

- Formation : Les demandes de formation doivent être adressées au moins 1 mois avant. Danièle Weber est chargée de l’enregistrement et du suivi des dossiers de formation.

- Animations :

La saison passée le Président souhaitait la mise en place d’animations les samedis matin à Pouilly ou le samedi fin d’après-midi salle Santona.

4 séances sont prévues d’ici la mi-décembre :

• Mardi 22/10 de 18h15 à 20h00 Cardio Mixte et Stretching avec Stéphane Salle Santona
• Samedi 23/11 de 9h45 à 11h45 Cardio dance et Yoga avec Paola Gymnase Pouilly
• Samedi 07/12 de 9h45 à 11h45 Cardio dance et Body Fitness avec Paola Gymnase Pouilly
• Samedi 12/10 de 18h30 à 20h00 Zumba Party Fluo avec Emilie Salle Santona

Inscrivez ces dates sur vos agendas.

Site internet : cette année il fête son 10^ème anniversaire. Un succès confirmé avec une fréquentation moyenne de 150 pers/jour depuis le 26/08. 16 newsletters ont été envoyées dans la saison, 775 abonnés à ce jour. Le site est mis à jour chaque fois que nécessaire, consultez-le régulièrement ou en cas de doute sur un cours.

Préparation de l’AG : L'AG est prévue le 11 octobre. Le dispositif mis en place les années précédentes est reconduit.  Conformément aux statuts votés à l'AG 2011, 1/4 des 28 membres élus au Comité sont renouvelables et rééligibles pour 4 années. Sur les 7 membres sortants 6 membres se représentent pour un nouveau mandat. 1 adhérente a déposé sa candidature pour le 7^ème poste. Suite à une démission le 09/09 1 poste vient de se libérer. Contacter le Président si vous êtes intéressé·e. Limite de dépôt de candidature le vendredi 04/10.

Il est rappelé que chaque membre présent à l'AG peut présenter 3 procurations. Les animateurs·trices et les Membres du Comité sont invités à encourager le plus grand nombre à signer et à recueillir des pouvoirs. Rappel : seuls les adhérents saison 2023-2024 peuvent signer un pouvoir.

Pour un enregistrement plus efficace, sont envisagées dans la salle dès 19h50 : B. Amiot  à l'accueil du public. MJ. Viardot, M. Benoît-Lopez, O. Thomas, O. Marchal, M. Degoutte, C. Cherreau, C. Daventure aux tables adhérents.

La convocation des adhérents est fixée à 20h15.

Infos - Questions diverses :

- Un contrat salarié a été établi pour EKAM Dorian et 2 contrats de collaboration pour nos 2 auto-entrepreneurs : Emilie Vanhelle et Fréderic Védrenne.

- les 21 et 22/09 : Week-end de rentrée d’EPGV BFC à Bellecin au lac de Vouglans.

- La FAPA Seniors21 propose un atelier gratuit sur 7 séances « Bon’us Tonus » à NSG. Une réunion de présentation de l’atelier aura lieu Salle Jean Macé le mardi 15 octobre à 09h30. Inscription obligatoire : tél : 03.80.30.07.81 ou mail sur site : www.ateliersbonsjours.fr

- Achat matériel : Les animateurs·trices feront remonter leurs besoins pour cette nouvelle saison.

- Listing des animateurs et des référents de cours.

Il est rappelé les missions du référent de cours et demandé aux membres du Comité de s'engager pleinement dans les activités qu'ils pratiquent. Le listing 2024-2025 est présenté. Il sera validé à la prochaine réunion.

        Référents de cours : Avis aux licenciés. Il apparaît inacceptable qu'aucune personne ne se propose pour prendre en charge cette "fonction" dans plusieurs cours. Elle consiste, en début de saison, à collecter et vérifier les inscriptions remises puis d'être "le porte-parole" entre le Comité, l'animateur ou l'animatrice et les pratiquants de son cours (et vice et versa). Dans ce but, la personne peut participer, suivant ses disponibilités, aux réunions du Comité (5 dans l'année) ou pour le moins, faire suivre les informations transmises. Cela ne représente que quelques heures de bénévolat sur l'année. Il est rappelé qu'en l'absence d'un(e) volontaire à ce poste de référent de cours, c'est l'animateur·trice qui est contraint(e) d'assumer cette fonction. Le temps consacré à cela sera pris sur le temps de cours.

Le nouveau Comité directeur se réunira le mercredi 13 novembre à 20H30 Salle Jean Macé, Mairie de Nuits-St-Georges avec à l'ordre du jour l'élection d'un nouveau Bureau pour la saison 2024-2025.

Début de séance : 20h30 - Fin de séance 21h50

Dressé à Nuits-St-Georges, le 20 septembre 2024

Michel Royer    Président                                                               Martine Boudier    Secrétaire